Quản Trị Mạng - Khi Microsoft chính thức công bố dịch vụ Office 365, đó cũng là thời điểm hãng chính thức nhảy vào thị trường ứng dụng văn phòng trực tuyến. Từ trước đến giờ, Microsoft gần như thống trị trong lĩnh vực này dành cho nền tảng Desktop, nhưng với thị trường trực tuyến thì sẽ rất khó khăn, vì chắc chắn hãng sẽ phải đối mặt với nhiều tên tuổi lớn mạnh khác, đặc biệt là Google Apps và Zoho Docs. Trong bài viết sau, chúng tôi sẽ thực hiện một số cuộc kiểm tra và đánh giá sơ bộ về những tính năng, đặc điểm, cách thức hoạt động và mức giá, chi phí của từng dịch vụ đối với người sử dụng.

Cả 3 dịch vụ chúng tôi đề cập tới trong bài thử nghiệm này là Google Apps, Office 365 và Zoho Docs đều cung cấp cho người dùng một số công cụ cơ bản như xử lý văn bản, tạo bảng tính, các file trình chiếu... bên cạnh đó là những tính năng hỗ trợ như gửi email, lưu trữ trực tuyến, chia sẻ theo mô hình real – time... Cùng với sự xuất hiện của những dịch vụ tiện ích như vậy, thì chính chúng ta là những người được lợi nhiều nhất trong cuộc chiến tranh giành thị trường, bắt đầu kể từ khi bộ sản phẩm Open Office được công bố để cạnh tranh với Microsoft Office. Tuy nhiên, sự lựa chọn cũng như quyết định cuối cùng vẫn là của người sử dụng.

Các ứng dụng, hệ thống tính năng chính là nhân tố quan trọng chính tác động tới việc lựa chọn sản phẩm nào, miễn phí hay trả phí, trực tuyến hay không. Nhưng nếu tất cả các tiêu chí đó đều không đáp ứng được yêu cầu của cộng đồng người sử dụng thì việc so sánh hoặc đánh giá chúng đều trở nên vô nghĩa.

1. Chức năng cơ bản:

Nếu bạn đã quen sử dụng chương trình Microsoft Office 2007 hoặc 2010, thì có lẽ sẽ cảm thấy thoải mái và dễ dùng hơn với Office 365. Tuy giao diện có đôi chút khác lạ, nhưng về phần chức năng cơ bản vẫn được giữ nguyên:

Mặt khác, dịch vụ cùng loại của Zoho khá giống với phiên bản Microsoft Office trước khi được bổ sung giao diện Ribbon, cụ thể đó là Office 2003. Zoho khá nổi bật với hệ thống tính năng cơ bản và thống nhất như chỉnh sửa, quản lý nội dung text qua menu dưới dạng drop – down, thay đổi từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại...

Nếu đem ra so sánh thì thanh menu chức năng của Google Apps trình bày chưa được rõ ràng, có lẽ chỉ phù hợp với những người thích dùng các phiên bản ứng dụng cũ, một điểm nữa là Google Apps giới hạn người dùng trong việc định dạng văn bản và một số chức năng hỗ trợ khác.

Còn các ứng dụng của Office 365 cung cấp nhiều lựa chọn hơn về font, kiểu định dạng so với Google Apps và Zoho. Điều quan trọng hơn là các font và định dạng này sẽ tự động căn lề và tương thích với tất cả những ứng dụng văn bản trực tuyến khác. Chúng ta có thể mở Office Web Apps trực tiếp ngay bên trong 1 chương trình khác chỉ với 1 thao tác đơn giản, và ứng dụng Microsoft Office có thể lưu file tài liệu trực tiếp trên các dịch vụ trực tuyến, qua đó người dùng có thể truy cập và sử dụng tài liệu của họ bất cứ lúc nào.

Còn với các bảng tính – SpreadSheet thì thật không may là không dịch vụ nào có thể đáp ứng được nhu cầu của người dùng so với chương trình dành cho Desktop. Về phần cơ bản thì những công cụ này vẫn làm hài lòng người sử dụng, nhưng còn thiếu rất nhiều các chức năng câng cao cần thiết. Trong đó, Office 365 có vẻ nhỉnh hơn 1 chút so với 2 đối thủ kia vì có hỗ trợ macro và một số công thức tính toán cơ bản.

Do vậy, ở phần đầu tiên này chúng ta có thể coi Office 365 là kẻ chiếm ưu thế so với 2 đối thủ khác là Google Apps và Zoho Docs.

2. Cách thức quản lý file và khả năng lưu trữ:

Zoho trang bị cho mỗi tài khoản người dùng 1GB lưu trữ dữ liệu trực tuyến, và nếu muốn sử dụng nhiều hơn thì họ phải trả 3$ cho mỗi 5GB trong vòng 1 tháng. Các dung lượng lưu trữ phân bổ cho dữ liệu và email của người dùng hoàn toàn riêng biệt, có thể là 10GB hoặc 15GB tùy vào gói dịch vụ người dùng lựa chọn. Và 1 điểm nữa là các dịch vụ của Zoho giới hạn file đính kèm trong email là 10MB.

Bên cạnh đó, Google Apps cung cấp gói dịch vụ lưu trữ dữ liệu với dung lượng 1GB, nhưng lại vượt trội hơn so với Zoho vì dung lượng hỗ trợ email lên tới 25GB, cũng như file đính kèm tối đa là 25MB. Gần đây nhất, Google đã “bắt tay” với Box.net để tích hợp Google Docs với hệ thống lưu trữ đa dạng của Box.net. Về cơ bản, các dịch vụ của Box cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí, và sau khi kết hợp với Google, người dùng sẽ được hưởng 6GB dung lượng lưu trữ dữ liệu.

Và còn lại là Office 365, chính là dịch vụ cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu lớn nhất dành cho người dùng ở chế độ mặc định ban đầu. Gói Office 365 cơ bản hỗ trợ chúng ta với 2GB lưu trữ với dịch vụ SharePoint Online, nếu muốn sử dụng thêm thì sẽ phải trả 2,5$ cho mỗi GB trong 1 tháng. Còn với email thì mỗi 1 tài khoàn người dùng sẽ có 25GB lưu trữ, và tất nhiên con số này sẽ thay đổi phụ thuộc vào việc chúng ta chọn gói dịch vụ nào, trong khi các gói cao hơn của Office 365 lại không giới hạn dung lượng. Bên cạnh đó, Office 365 còn hỗ trợ người dùng với file đính kèm email có dung lượng lớn nhất – 35MB.

Khi thực hiện những phép so sánh đơn giản với những con số cụ thể như trên, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy Office 365 tiếp tục là kẻ dẫn đầu trong cuộc đua này.

3. Khả năng chia sẻ và mở rộng chức năng:

Với SharePoint Workspace, chúng ta có thể đồng bộ dữ liệu từ Office 365 SharePoint Online để truy cập và sử dụng theo kiểu offline. Còn Google Apps và Zoho Docs đều không có chức năng hỗ trợ này, nhưng thay vào đó, người dùng có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ khác như Box.net hoặc Dropbox để thay thế. Tuy nhiên, nếu thiếu khả năng hỗ trợ đồng bộ trực tuyến này thì việc sử dụng dữ liệu offline cũng sẽ bị hạn chế khá nhiều.

Mặt khác, Office 365 cung cấp cho người sử dụng khả năng tương tác trực tiếp với file định dạng Excel và OneNote, nhưng không có tác dụng với Word và PowerPoint. Và gần đây, Microsoft đã chính thức công bố chức năng nhận dạng thông tin người dùng dành cho Word Web App, nhưng lại chỉ hoạt động khi người sử dụng chia sẻ file từ hệ thống lưu trữ Windows Live SkyDrive từ công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp và Word Web App, chức năng này không hoạt động với Office 365. 

Tuy nhiên, Office 365 đã bù đắp sự thiếu hụt đó bằng cách hỗ trợ người dùng tốt hơn khi xử lý văn bản qua dịch vụ Lync Online – chúng ta có thể chia sẻ, truy cập và xử lý bất kỳ file tài liệu nào với chế độ real – time. Bên cạnh đó, các tài khoản đối tác, bạn bè bên ngoài cũng có thể tham gia các cuộc trò chuyện trực tuyến qua ứng dụng Lync client hoặc Web – based tương ứng.

Và còn lại, Google Apps và Zoho Docs đều cung cấp cho người dùng những dịch vụ tốt hơn ngay bên trong ứng dụng của họ, cụ thể hơn là khả năng chỉnh sửa dữ liệu, văn bản với nhiều tài khoản trong cùng 1 thời điểm. Bên cạnh đó, chúng ta còn có thể chia sẻ các file Google Apps bên ngoài tài khoản, nhưng chỉ với những tài khoản Google. Mặt khác, Zoho đa dạng hơn với khả năng hỗ trợ bất cứ dịch vụ email nào, và cho phép người dùng tạo hoặc đăng nhập vào Zoho qua Facebook, Google, hoặc Yahoo.

Và lần này, ưu thế đang tạm nghiêng về phía Google Apps.